Ruku na srdce, komu z nás sa ešte nestalo, že by zabudol na nejakú úlohu? Odoslať mail, odovzdať podklady alebo vyzdvihnúť dieťa z detského kútika. Pokiaľ nemáte pamäť ako slon alebo nevynikáte extra mozgovým úložiskom dát, potrebujete nástroje na správu vašich úloh. Z čoho môžete vyberať?
Ako si vybrať „toho pravého“?
V prípade softvéru pre manažovanie úloh máte na výber z nekonečna možností. Keď sa dostanete do fázy, že už máte kvantum informácií a pocit, že by sa vám hodili všetky nástroje, treba si uľahčiť spôsob voľby.
Čo vlastne potrebujem?
Ak si poviete, čo chcete dosiahnuť integrovaním nového nástroja, zjednodušíte si rozhodovanie. Najlepším krokom je spísať „must have“ zoznam vlastností softvéru. Všetko sa odvíja od vašich pracovných aktivít, takže tipy na cieľ máte odkiaľ čerpať. Určite nezabúdajte na ďalšiu studnicu inšpirácie – na svojich spolupracovníkov. Projektový manažér bude potrebovať iné funkcie ako full stack developer.
Zadarmo? Keď aj roztrhá!
Tu sa prirodzená stereotypná charakteristika Slovákov vie pekne uplatniť. Veď prečo aj nie? Vaše ťažko zarobené peniaze nemusíte hneď investovať do kúpy mačky vo vreci. Veľa softvérov má buď testovaciu 14-dňovú verziu, alebo ešte lepšie, bezplatný plán, ktorý ponúka určité funkcie zadarmo, prípade vás len obmedzí na určitý počet užívateľov a pod.
Skúsenosti iných
Ak však k vašim hobby nepatrí testovanie milióna nástrojov na správu úloh, obráťte sa na existujúcich užívateľov. Skúste prelúskať recenzie, podporné fóra či komentáre. Možno tam nájdete odpoveď alebo aj nový spôsob používania nástroja.
Tým z vás, ktorí sa dali na túto dlhú a strastiplnú cestu, by som rada pomohla pri výbere – prinášam vám nadupané tipy na softvéry pre správu úloh.
ClickUp – švajčiarsky nožík medzi nástrojmi pre projektový manažment
Nebudeme si klamať, prečo je tento nástoj na prvej priečke. Áno, aj u nás v agentúre sa udomácnil ClickUp so svojimi nekonečnými možnosťami. Spája rôzne oddelenia a projektové skupiny ľudí, zlepšuje efektivitu práce, zvyšuje transparentnosť komunikácie o projektoch a vie sa prispôsobiť potrebám užívateľov.
Vytváranie úloh nebolo nikdy flexibilnejšie. Hovorí sa, že všetky cesty vedú do Ríma. V ClickUp všetky vedú k tvorbe úloh! Tie môžete vytvárať priamo cez možnosť „Task/Úloha“, v rozličných zobrazeniach či už v zozname, v Kanbane, Ganttovom diagrame, označením slova z poznámky, konvertovaním pripomienky na úlohu, alebo aj v samotnom komentári.
Delegovať úlohu môžete rozličnými spôsobmi:
- priamo označíte osobu/osoby, ktoré majú na úlohe pracovať,
- pridáte tzv. sledovateľa úlohy, alebo ako ja hovorím, „stalkera“, teda osobu, ktorá by mala sledovať, čo sa s úlohou deje a v akom je stave,
- za mňa osobne by som latentne pripísala aj možnosť označovať ľudí v komentároch v úlohách alebo poznámkach, ako sme klasicky zvyknutí cez @meno.
Super „fíčura“ je nastavenie vzťahov medzi úlohami. Na výber je možnosť linkovať ich medzi sebou alebo dokumentmi, ktoré spolu súvisia. Úlohy sa dajú vzájomne blokovať alebo je možné nastaviť im stav „čaká sa“ na inú úlohu.
Zobrazenie spomeniem len zbežne, lebo vám určite nie je cudzie mať úlohy v zoznamoch, v Kanbane, boxoch, kalendári, v timeline, Ganttovom diagrame, tabuľkách a mnohých ďalších náhľadoch.
ClickUp má veľa notifikácií, aby ste zostali informovaní o vývoji vašich úloh. Môžete si tiež prispôsobiť, ktoré budete dostávať, ako často a kam.
Šablóny sú krásna vec – viete prečo? Pretože nemusíte dookola vypisovať to isté alebo prácne vykonávať techniku Ctrl + C a Ctrl + V. Stačí, ak si nastavíte jednu šablónu na danú úlohu, zoznam či pracovný priestor, ktorú po použití iba modifikujete.
A na záver ave automatizácii. V ClickUp sa dá jednoduchými krokmi nastaviť predvolená aj personalizovaná. Nemusíte používať žiadnu ťažkú logiku ani kódy.
Nuž, mohla by som tu písať ódy na ďalšie iné vlastnosti ClickUp, ale je lepšie raz zažiť, ako 100-krát počuť. Preto dávam do pozornosti ClikUp bezplatný plán, ktorý môžete využívať s istými obmedzeniami.
Monday – what the sheeet?!
„Milovníci“ excelovských tabuliek sa isto potešia, pretože kvantá škaredo vyzerajúcich dát teraz možno vizualizovať v cukríkových a oku lahodiacich zobrazeniach, grafoch a pekných farbičkách. No pekne poporiadku. Monday.com je platforma na správu projektov a úloh, ktorá sa špecializuje na čisté, ľahko použiteľné rozhranie. Snaží sa zlepšiť prácu s dátami pre riadenie projektov a ich výkonnosť.
Obsahuje rôzne možnosti, ktorými si môžete nastaviť svoje zobrazenia projektov. Náhľady na KPI-čka už nikdy nebudú také ako predtým. V Monday si môžete nastaviť koláčové, skladané, čiarové či stĺpcové grafy a vyfiltrovať si ich podľa toho, aké hodnoty chcete vidieť. Funguje tiež ako komunikačné zariadenie pre zákazníkov aj medzi oddeleniami, a tak sa vyhnete zmätku aj menšiemu množstvu stratených e-mailov.
V Monday je možné sledovať pracovnú záťaž kolegov, zadávať úlohy, nastavovať automatizácie a zobrazenia podľa vlastného gusta. Opäť – ak chcete vedieť viac, treba si to vyskúšať na vlastnej koži. Môžete tak učiniť TU na stránke Monday.com. Avšak, je potrebné spomenúť, že Monday síce ponúka free verziu, tá je ale príliš obmedzená.
Trello – v jednoduchosti je krása
Trello ponúka intuitívne a známe rozhranie pre manažment úloh v Kanban-e pomocou drag-and-drop, a tak každému v tíme pomáha vizualizovať priebeh úlohy v pracovnom procese. Je úplne jednoduché, ale chýba mu pokročilejšia funkčnosť a v prípade zložitých projektov sa môže zdať príliš obmedzujúce. Takže, ak hľadáte niečo náročnejšie a komplexnejšie pre komunikáciu vašich tímov a správu projektov, túto časť môžete rovno preskočiť. Z tohto hľadiska by Trello pre vás nemuselo byť práve to najlepšie riešenie. Všetko závisí od toho, čo robíte.
Tento šikovný nástroj je najintuitívnejším z najintuitívnejších, predstavuje teda skvelé riešenie pre menšie tímy, ktoré hľadajú jednoduché riešenia. Dokonca aj technicky nie príliš zdatní používatelia môžu Trellom prechádzať bez problémov alebo bolesti hlavy.
Trello je známe a jednoduché, ale dostatočne výkonné riešenie na to, aby zefektívnilo procesy riadenia vašich projektov. Od spustenia nového projektu až po prijatie nových členov tímu, všetko je jednoduché a trvá to len pár kliknutí.
Možno nemá nespočetne veľa metrík a nastavení zobrazenia, zato však tieto nedostatky vynahradzuje:
- možnosťami rozšíriť funkčnosti automatizácie a integrácie (Teams, Zoom, Slack, Google Disk),
- výkonnou mobilnou appkou,
- funkciami tímovej spolupráce – komentáre, zdieľanie dokumentov, @ zmienky, notifikácie.
Keďže je taký jednoduchý a ešte má aj bezplatný plán na používanie, stačí vám zaregistrovať sa a vhupnúť do hlbín „táskov“.
Asana – vyváženosť funkcií a jednoduchosti
Posledný nástroj je ako šitý na manažment úloh, produktivitu a spoluprácu medzi tímami. Na druhej strane, orientácia na riadenie projektov nie je priveľmi silná. Nezahŕňa trekovanie času, projektové rozvrhy či tzv. sprinty, ktoré sú z dlhodobého hľadiska potrebné pre udržanie efektivity projektov. Ak potrebujete nástroj špecializovaný pre projektový manažment, radšej sa poobzerajte po niečom inom.
Avšak, poďme na silné stránky Asany. Vyniká v už spomínanom manažmente úloh, používateľskom rozhraní, sledovaní pracovného zaťaženia a v integrácii nemá problém s viac ako 300 softvérmi (Slack, Teams, Zoom, Google Drive, Gmail, Outlook, Figma, Canva Adobe, Salesforce, Power BI, GitHub, MailChimp…).
S Asanou si môžete prezerať a spravovať úlohy či projekty v starej známej Kanban tabuľke, v zozname, kalendári, portfóliu (pre zobrazenie zoskupenia projektov) či časovej osi, môžete tiež sledovať pracovné zaťaženie. Samozrejme, súčasťou je personalizované zobrazenie podľa potrieb člena tímu.
Asana uľahčuje prácu pri automatizácii procesov, opakujúcich sa úlohách a pracovných postupoch, umožňuje nastavenie vlastných podmienok, spúšťačov a následných akcií automatizácie. Jednoducho nastavíte podmienku a ak sa splní úloha, vytvorí sa nová, ktorá bude delegovaná na ďalšiu osobu v procese. Najlepšie na tom je, že nastaviť ju stačí iba raz – automatizácia za vás v budúcnosti vybaví drobné povinnosti, vďaka čomu získate čas na dôležitejšie úlohy.
Pri Asane je skvelé, že dostanete veľa muziky za málo peňazí. Pre malé skupiny je najlepší balík, ako inak, ten zadarmo do 15 užívateľov. Ak sa do seba zaľúbite, za prívetivé ceny môžete dostať viac funkcií.
Či už ste freelancer, pracujete v korporáte, alebo v rodinnej firme, v každom prípade potrebujete organizovať úlohy, aby vaše projekty šliapali ako švajčiarske hodinky. Zvyšujete svoju efektivitu práce, takisto efektívnosť firmy a koniec koncov aj nadobúdanie zisku. Preto vám prajem šťastnú ruku pri výbere vášho budúceho nástroja na správu úloh! A tí z vás, ktorí ho už horlivo používate a neviete si bez neho predstaviť život, podeľte sa o vaše skúsenosti v komentároch.
Milovníčka vyriešených problémov nefunkčných webov (a akýchkoľvek iných problémov). Profesijnú web dev púť zahájila počas študentských čias na Katedre masmediálnej komunikácie a reklamy v Nitre. Aktuálne pracuje na rozvoji vlastných znalostí o frontendových jazykoch. Keď nesedí za notebookom, tak varí, brázdi pohoria na CTM-ku alebo prichyľuje psíkov do dočasnej starostlivosti.
